Este Método de Gestão do Tempo Promete Desembaraçar Sua Lista de Tarefas – Mas Funciona?
Este Método de Gestão do Tempo Promete Desembaraçar a Sua Lista de Tarefas - Será que Funciona?
Acho que todos concordamos que a gestão do tempo é uma habilidade importante para a vida. No entanto, não é uma habilidade que vem naturalmente para mim. Sou mais do tipo “esperar até o último minuto e correr depressa”. Talvez você seja como eu. Talvez você, como eu, sempre se encontre desesperadamente procurando um novo par de sapatos no shopping um dia antes das férias, desejando encontrar uma maneira de trazer ordem e facilidade para o caos.
Não faz muito tempo, enquanto eu navegava pela minha lista de afazeres me perguntando se havia “uma maneira melhor”, lembrei de uma tendência que vi no Instagram: a microprogramação. Decidi experimentar por uma semana inteira para poder relatar para qualquer pessoa esperançosa que estivesse procurando uma maneira de desafogar suas listas de afazeres.
O que é a Microprogramação?
A microprogramação é uma forma de planejamento onde você divide o seu dia em incrementos de 15 minutos. Pretende ajudar a organizar suas tarefas em pedaços menores ao longo de um período mais longo de tempo. Basicamente, você está mapeando cada etapa do processo de uma tarefa e anotando-a em seu calendário. Daí o “micro” no agendamento.
Minha Experiência
Se o fato de eu estar entregando este artigo um dia antes serve de indicação, diria que este experimento foi um sucesso. Após apenas uma semana de microprogramação, posso dizer honestamente que isso mudou completamente meus níveis de estresse em relação à minha lista de afazeres. Dividir as tarefas em pedaços menores e vê-las com o horário marcado no meu calendário me fez sentir que cada item da minha lista era mais viável, o que me impediu de procrastinar. Percebi que consegui fazer mais coisas em um período mais curto de tempo sem me sentir apressada.
Então, resumindo, eu recomendo muito esse processo e pretendo integrá-lo à minha vida diária. No entanto, meu feedback não vem sem algumas ressalvas. Por exemplo, percebi que estava vivendo no meu calendário muito mais do que antes. Se você não é alguém que gosta de usar um calendário para gerenciar o seu dia, isso não será para você.
Também notei que, no final da semana, comecei a modificar o processo para atender às minhas necessidades específicas – porque, francamente, a vida atrapalha até nossas melhores intenções. Por exemplo, no final da semana, eu não estava mais bloqueando todo o meu dia em incrementos de 15 minutos. Isso parecia mais cansativo do que útil, mas aproveitei para adicionar blocos de 15 minutos e dividir tarefas mais desafiadoras em partes gerenciáveis.
Se você está procurando aprimorar seu estilo de gerenciamento de tempo e deseja experimentar esse processo, continue lendo para obter algumas dicas que o tornarão mais adaptável à vida real.
Minhas Melhores Dicas de Microprogramação
Planeje bloquear tempo para bloquear tempo.
Como mencionei anteriormente, a maior “mudança de vida” que experimentei ao experimentar a microprogramação foi minha dependência do meu calendário. Dividir as tarefas em etapas tão pequenas leva tempo. O maior erro que cometi desde o início foi pensar que a parte de planejamento não precisaria ser incluída em meu dia. Então, todos os dias, reservei 30 minutos logo de manhã para revisar meu calendário e adicionar ou reorganizar minhas tarefas conforme necessário. E sim, em vez de 15 minutos, escolhi 30. Talvez eu seja mais devagar, mas nem todas as tarefas podem ser concluídas em 15 minutos. Decidi ser realista sobre quanto tempo de fato precisaria para cada tarefa. Eu fico um pouco estressada quando sinto que estou ficando para trás, então, ao bufferizar um tempo extra, muitas vezes eu conseguia terminar uma tarefa um pouco mais cedo, o que parecia uma vitória!
Veja o seu calendário em períodos de 4 dias, não em uma semana completa – e definitivamente não em um mês.
A melhor parte de todo esse processo, para mim, foi como ele me permitiu estar mais presente em cada dia. Antes da microprogramação, eu mantinha uma lista contínua de tarefas no aplicativo de notas do meu celular. Às vezes, eu as organizava por prioridade e sempre as marcava quando concluídas. O problema dessa estratégia é que minha mente estava constantemente tentando lidar com a visão geral de TUDO que precisava ser feito em minha vida, o que é avassalador no mínimo e completamente paralisante no pior cenário. Ao usar meu calendário e me permitir ver apenas quatro dias à frente, percebi que meu sistema nervoso se sentia muito mais relaxado. Aparentemente, a vida parece bastante possível quando você não está angustiado por tudo ao mesmo tempo. Embora eu possa ter bloqueado alguns itens em meu calendário pensando em prazos futuros, só precisei ver minha vida em períodos de quatro dias. O resto estava fora da vista, fora da mente.
Dê-se mais tempo do que precisa para cumprir um prazo.
Como mencionei antes, a parte mais difícil desse processo é garantir que você seja realista sobre quanto tempo levará para cada tarefa “baby step”. Queremos que as coisas se movam rapidamente, mas a vida tem um jeito de arrastar as coisas. Por exemplo, você pode reservar 15 minutos para ligar para a sua companhia de seguros e acabar esperando na linha por 45 minutos. Não se desanime se suas microtarefas levarem mais tempo do que você espera. A melhor maneira de evitar complicações é incluir blocos de “recuperação” de 15 minutos, estender um bloco de 15 minutos para 30 (como eu fiz) ou dar a si mesmo um prazo um pouco mais longo para completar uma tarefa. Por exemplo, se você tiver uma tarefa de trabalho para entregar em uma quinta-feira, tente programar suas microtarefas para que estejam concluídas até quarta-feira. Isso lhe dá um pouco de margem de manobra quando esses pequenos passos se transformam em uma caminhada lenta.
Esperar por eventos imprevistos.
Um dia inteiro foi arruinado por causa da entrega de um sofá-cama que deu errado. Quando os entregadores não conseguiram passá-lo pelo corredor e a realidade de que eu teria que devolvê-lo se estabeleceu, eu entrei em pânico. Minha mãe estava vindo visitar no Dia de Ação de Graças e eu tinha feito muita pesquisa para encontrar o melhor sofá-cama para sua estadia. Acabei passando a maior parte do dia pesquisando sofás-cama na internet que pudessem ser entregues antes das festas.
No final, decidi que era melhor conseguir um sofá que gostássemos do que aceitar algo que estivesse disponível, então a minha mãe dormiu em um colchão inflável. Meu ponto é que um dia inteiro de tarefas foi desviado devido a um evento imprevisto. Quando isso acontecer, não se culpe. Contratempos inesperados fazem parte da vida, por mais que todos nós desejemos que não. Por isso, reservar um tempo todas as manhãs para reavaliar sua agenda é tão útil. Se você não conseguiu cumprir todos os itens da sua lista do dia anterior, você tem tempo para reorganizar tudo e se colocar em dia.
Deixe espaços em branco na sua agenda todos os dias.
Isso vai um pouco contra o objetivo de fazer micro-agendamentos, mas descobri que quando eu enchia meu dia de tarefas, tinha menos chances de fazer tudo porque, assim que sentia que estava ficando atrasada, eu desistia. No entanto, quando eu deixava um espaço livre no meio do dia (ou até mesmo bloqueava como “tempo livre”), isso me permitia aproveitar esse tempo ao meu favor. Se eu precisava descansar, descansava. Se precisava colocar em dia as tarefas da manhã, eu podia fazer isso. Nem todos os momentos do nosso dia serão previsíveis, então reservar tempo livre é fundamental para garantir que seus planos bem delineados sejam realistas.
Você não precisa fazer micro-agendamentos de toda a sua vida – você pode usá-los apenas em uma área!
Para ser honesta, meu maior ganho ao fazer micro-agendamentos tem sido a organização das minhas refeições. Anotar quais refeições pretendo fazer em cada dia útil da semana me ajuda a seguir o plano e garantir que reservo tempo não apenas para fazer compras no mercado, mas também para o preparo das refeições. Isso tornou cozinhar quase automático. Se chegar um momento em que eu canse de fazer micro-agendamentos em todas as áreas da minha vida, com certeza continuarei a usar para o planejamento das refeições. Portanto, se você se considera uma pessoa geralmente organizada, mas precisa de um impulso em apenas uma área da sua vida, fazer micro-agendamentos pode ser uma ótima maneira de acertar as coisas!
Saiba que ainda é preciso disciplina para se manter no topo de tudo
A grande vantagem dos micro-agendamentos é que, ao sentar para montar sua agenda todas as manhãs, você já está no clima para se manter no topo das coisas. Mas, como em tudo na vida, é preciso colocar os sapatos proverbialmente falando. Minha parte menos favorita desse processo é que você não pode fisicamente marcar suas tarefas – à medida que o tempo passa, elas simplesmente desaparecem no histórico da sua agenda. Isso significa que você realmente precisa acompanhar quais tarefas são concluídas e quais precisam ser transferidas para uma data futura. Não exige muito esforço, mas pode parecer que você está casado(a) com a sua agenda. Se você não gosta dessa sensação, esse relacionamento não será simbiótico para você.
Seja gentil consigo mesmo(a)
Se você for como eu, começa cada novo hábito com entusiasmo, mas quando sofre um desvio, se pune. Deixe isso ser a sua permissão para se tratar com gentileza! Novos hábitos levam tempo e a vida acontece. Eu admito que é incrível quando você faz um dia de micro-agendamentos e todas as suas tarefas são realmente concluídas, mas haverá dias em que você estará no ritmo e dias em que não estará. Se você aceitar que é uma jornada com altos e baixos, é mais provável que mantenha isso a longo prazo.
